编辑PDF困难导致生产力低落

以往OiV的员工们都习惯以所谓的「老方式」来编辑PDF文件，也就是反复的将PDF转成可编辑的格式、修改内容、再转回PDF。当等候处理的文件数量较少时，这种方式还算能另人接受；然而随着OiV不断扩大规模，文件数量也与日俱增，领导层警觉到公司需要引入新的工作流来加速PDF转换，并让整个编辑流程更加顺畅。

超大附件引发空间不足危机

OiV通常每天会收到20封左右来自客户的电子邮件，而为求沟通迅速、有效，员工们通常会加入文件、图表、曲线图、图像为附件，以便客户能快速理解他们的意思。但是当往返的电子邮件附件数量增多，OiV和客户的邮件服务器逐渐无法承受巨大的压力。工程师 Antonia Japunčić 回想当时情况，表示「我们真的很需要降低技术支持资料的大小，才能有效的帮助客户减少信箱的负担。」

未标准化PDF软件问题多多

统一以文电通标准化全公司的PDF软件之前，OiV曾经拥有不同品牌且皆需在计算机上单独安装与启动的PDF软件，让IT人员们在管理软件资产与确认符合授权协议上疲于奔命。除了维护软件的困难之外，管理阶层也注意到公司在软件上的投资并未达到最大效益 —— 不少用户只是偶尔需要使用软件，却与重度使用者相同地占用了一个名额。对于OiV来说，当务之急就是寻找一个高C/P值且能满足公司全部所需的PDF软件，并藉之实施组织的软件标准化，统一上下的作业流程。

OiV于2015年年底正式引进文电通，并显著地加快了文件处理速度。终端服务器(每客户授权)不只降低了IT部门的管理压力，更赋予了内部用户能在公司网络内任何计算机上远程使用软件的能力。

【 转换、编辑、轻松完成 】

有了Gaaiho PDF Converter 坐镇，员工们现在能迅速且精准地转换PDF文件为其他可编辑的格式。独具特色的批量转换功能一次可以处理大量的文件，更能在后台运作，不打扰使用者正常办公。除了转换之外，基本的文字、图像编辑也能在同个软件中完成，不需分别使用不同的程序。OiV的调研人员就是使用专业版的编辑文本和图像功能调整PDF文件中的对象并编辑文字，不但省下了可观的时间，也能更专注地执行其他任务。

【 掌控文档的大小 】

移除不必要的文件数据和压缩图片之后，不止减小了PDF文档的大小，也大幅减轻了邮件服务器与网络速度上的负担。OiV的员工们广泛地使用减少文档大小功能来压缩富含图片的PDF文件，还能调整滑动条以决定图片质量与大小的比例。再者，检查文档功能可让大家在呈交文件前永久移除PDF文件中已删除的内容(即使你认为它们都已经删除了，但其实不然)、无用的注释和书签等。如今用户们应对所有文件时皆显得从容不迫，因为他们知道文档大小再也不会超出限制范围。

【 以集中部署降低整体成本 】

PDF文电通终端服务器版 (TSL) 不只完全符合OiV的远程工作环境，更可观地降低了软件的拥有成本。传统上来说，每台计算机都要单独安装并启动软件才能正常使用，但终端服务器版只需要部署于服务器上，丝毫不影响使用者的日常工作。在另一方面，IT人员们非常满意集中部署软件与标准化的策略，因为比起散落四处的数百台计算机，只维护几台服务器无疑是一大福音；使用者更可以从企业网络中任何计算机远程存取文电通，而不是受限于授权的计算机。对此，商用信息系统部门的主管Tihomir Stojanović 总结道：「藉着购买这套软件(文电通)，我们找到了处理日常任务以及大量PDF文件所需的所有功能。员工们对于软件提供的工具也非常满意，不时传达了正面评价。」